Back to Data & Privacy

Privacy Policy

Insta Group Oy - Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste 13.1.2020

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on informoida Insta-konsernin työnhakijoita heidän henkilötietojensa käsittelystä rekrytointiprosessin yhteydessä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) edellyttämällä tavalla.

Insta-konserni noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004), tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

1. Rekisterinpitäjä

Insta Group Oy, Sarankulmankatu 20, 33900 Tampere

Insta Automation Oy

Insta DefSec Oy

Insta ILS Oy

Insta Response Oy

Intopalo Digital Oy

Asitek Oy

Goodwork Oy

KMJ-Engineering Oy

Mattila Porvoo Oy

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Johanna Syrjä, henkilöstöpäällikkö Insta Group Oy

johanna.syrja@insta.fi 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työnhakijoiden rekrytoinnin suorittaminen. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on edellytys rekrytointiprosessin suorittamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilanteesta riippuen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen tai työnhakijan antama suostumus. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään työnhakijoina. Henkilötietoja käsitellään, jotta rekisterinpitäjä saa tarvittavat tiedot työnhakijasta mahdollista rekrytointia varten.

Rekrytointiprosessin yhteydessä rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröidyltä suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi sovellettavan lainsäädännön puitteissa. 

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja työnhakijoista:

  • nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • työhakemus, ansioluettelo sekä rekrytointiprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten koulutus-, tutkinto-, työkokemus- ja muut osaamistiedot sekä kielitaito
  • työnhakijan toimittamat suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
  • muut työnhakijan oma-aloitteisesti itsestään antamat tiedot
  • mahdollinen muu rekrytointiprosessin yhteydessä kertynyt aineisto, kuten rekisterinpitäjän edustajien arviot
  • mahdollisesti toteutetun työnäytteen, henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen tulokset

Lisäksi rekrytoinnin yhteydessä työnhakijalta voidaan tarkistaa luottotiedot.

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja työnhakijalta itseltään, kun työnhakija

  • lähettää työhakemuksen rekisterinpitäjän käyttämän rekrytointipalvelun tai muun kanavan kautta
  • lisää rekrytointipalveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
  • on yhteydessä rekisterinpitäjän edustajiin ja antaa henkilötietojaan heille käsiteltäviksi

Rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja myös henkilöarviointeja ja rekrytointipalveluita toteuttavilta palveluntarjoajilta sekä turvallisuusselvityksen toteuttajalta rekrytointiprosessin yhteydessä. Rekisterinpitäjä voi myös työnhakijan suostumuksella kerätä tietoja työnhakijasta hänen nimeämiltään suosittelijoilta.

Lisäksi rekisterinpitäjän nykyiset työntekijät voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista lisäämällä mahdollisen työnhakijan nimen ja yhteystiedot rekrytointipalveluun.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Rekisterinpitäjä voi siirtää työnhakijan henkilötietoja:

  • Insta-konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä
  • rekrytointipalvelun toteuttavalle palveluntarjoajalle sekä muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille
  • soveltuvuusarviointeja ja rekrytointipalveluita tuottaville palveluntarjoajille
  • viranomaisille, jos työnhakijasta tehdään turvallisuusselvitys tai muu taustatarkistus
  • muille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Kaikissa henkilötietojen siirroissa noudatetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön asettamia vaatimuksia. Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja esimerkiksi Privacy Shield -järjestelyn, viranomaisten julkaisemien mallisopimuslausekkeiden tai muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisen perusteen nojalla.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin lakisääteinen velvoite vaatii tai kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mukaiset kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.

Jos työnhakija valitaan tehtävään, rekisterinpitäjä siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot rekisterinpitäjän henkilöstörekisteriin. 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla seuraavat oikeudet:

Oikeus

Kuvaus

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos (i) käsittely suoritetaan automaattisesti; ja (ii) käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi työsopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää edellä esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostin osoitteeseen johanna.syrja@insta.fi. Pyrimme vastaamaan sinulle mahdollisimman pikaisesti ja annamme tarvittaessa lisäohjeita tai esitämme lisäkysymyksiä pyyntösi johdosta.

Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

10. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

11. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja edelleen muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän tietosuojalainsäädännön mukaisena velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tällaisesta tarkoituksesta. Tällöin rekisterinpitäjän on annettava myös kaikki asiaan kuuluvat lisätiedot.

12. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekrytointirekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän rekrytoinnista vastaaville henkilöille, jotka ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä rekrytointirekisterin tietosisältöä.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita nämä ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Rekisterinpitäjä ilmoittaa olennaisista muutoksista rekisteröidyille.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.1.2020.


Privacy Notice

We believe that your privacy is critically important. That’s why we handle your personal data with great care. This document describes how we manage and store your personal information with help of our recruitment tool provided by Teamtailor AB.

All information in the Applicant CV Database of Insta Group Oy is treated confidentially.

Register details and contact information

Name of register:

Applicant CV Database of Insta Group Oy.

Data controller:

Insta Group Oy, Sarankulmankatu 20, 33900 Tampere, FINLAND

Insta Automation Oy

Insta DefSec Oy

Insta ILS Oy

Insta Response Oy

Intopalo Digital Oy

Asitek Oy

Goodwork Oy

KMJ-Engineering Oy

Mattila Porvoo Oy

Contact details:

Johanna Syrjä, HR Manager

Insta Group Oy

Email: johanna.syrja@insta.fi

 

How we use the information we collect

Data on the CV database will be handled solely for the purposes of Insta Group’s recruitment and employee selection process. By applying, the applicant consents to the processing and storing of their data in the applicant CV database.

The service provider processing and storing the data is Teamtailor AB (teamtailor.com).

The information we collect

Data processed in the register is taken mainly from each application.

The collected data includes some or all of the following:

  • the applicant’s surname and first name;
  • address;
  • phone number;
  • email;
  • birth date;
  • education;
  • work history and information related to professional skills;
  • applicants expectations for the applied position;
  • job application with the attachments (inc. cv, photo, certificates);
  • and other information provided by the applicant.

In addition to the above, Insta Group’s employees’ and subcontractors’ evaluations on the applicant’s suitability for the position and on the possible recruitment assignment are stored in the register.

An application will be kept on file for a maximum twenty-four (24) months from the date of application, during which time the application can be reviewed and used to fill open positions.

After 24 months the data will be deleted permanently. Upon the applicant’s request, the data will be removed from the register prior to that date.

Data source(s)

The data to be recorded in the register is regularly acquired in the following manners:

  • job applicant,
  • job interview situations,
  • possible referees provided by the applicant,
  • Insta Group employees or subcontractors reviewing the application, participating in the interviews, or evaluating the recruitment assignment,
  • info from possible aptitude tests will be collected from the applicant or a third party providing the service to Insta Group

Other sources of information are used if legislation allows.

Disclosure and transfer of personal data

Data recorded in the personal data file shall not be transferred regularly to a third party. Data controller can however use third party subcontractors in its recruitment and selection process. In these situations data can be transferred to a third party as much as it is necessary required by Insta Group’s recruitment process. In these situations, the data will be transferred electronically inside the recruitment tool.

In addition personal data can occasionally be transferred according to mandatory legislation. The service provider (Teamtailor AB) may transfer personal data to servers and databases located in countries outside the EU or the EEA. Such transfers are conducted in accordance with the applicable legislation.

Data Security

The recorded data is only viewed by selected employees or subcontractors of Insta Group involved in the recruitment process. Each person and subcontractor who has access to the information has a non-disclosure commitment in relation to the information that they receive while handling the database. To protect personal data Insta Group operates a systematic security program that constantly improves our security practices.

Data in physical form

Data collected during the recruitment process is not stored in physical form in any manual register.

Data in electronic form

Data in electronic form is stored in the data systems of Teamtailor, subject to both hardware and software based methods of protection in order to ensure data security. Such measures include, but are not limited to logical (and physical) access control, monitoring, vulnerability scans, firewalls, server hardening and data encryption both in rest and in transit.

Right of access and correction of data

In compliance with the Personal Data Act, everyone is entitled to access the data regarding him/her that has been registered onto the personal data file. The request of access shall be made in writing, signed and delivered to the above-mentioned person in charge of matters relating to the personal data file.

Furthermore, pursuant to Personal data Act, the data subject is entitled to request rectification of erroneous or incomplete data contained in the personal data file. The request for rectification shall identify the error to be rectified, and provide the correct information.

A written request for rectification shall be sent to the above-mentioned person in charge of matters relating to the personal data file.

Other rights of the job applicant are in accordance with applicable legislation.

If your personal information is stored in the register you have the right to receive, inspect, and request correction or removal of data. You can send a written request to johanna.syrja@insta.fi.

Teamtailor

Career site by Teamtailor